Si votre équipe commerciale s’appuie actuellement sur des fichiers Word ou Excel pour créer des devis, vous risquez peut-être de baser vos offres sur des données inexactes et de perdre du temps.

Nous ne disons pas que Word ou Excel ne sont pas d’excellents outils. Mais ceux-ci présentent des inconvénients en ce qui concerne la création de devis. Et utiliser le mauvais outil peut poser des problèmes en termes  de précision, d’efficacité et de revenus.

Voici un exemple :

• Vous ouvrez Word ou Excel et devez commencer avec une page vierge et/ou créer un modèle
• Dans Excel, vous devez créer une ou plusieurs formules
• Vous devez collecter des informations à partir de votre liste de prix (mais êtes-vous sûr qu’elle est exacte et à jour ?) et ensuite les taper dans vos documents.

Pourquoi imposer une telle procédure à votre équipe commerciale alors qu’il existe des solutions plus adéquates et plus efficaces ?
Chacun de ces inconvénients est surmontable, mais ils engendrent deux autres problèmes critiques : le manque de contrôle et le manque de sécurité.

Contrôle via l’automatisation

Une application automatisée vous donne le contrôle dont vous avez besoin.
Sans outil CPQ (Configure Price Quote) vos commerciaux n’ont que peu ou pas de visibilité sur l’historique des devis envoyés aux prospects. Chaque fois qu’une modification est faite dans un fichier Word ou Excel, les risques d’erreur sont importants : mauvais numéro de devis, erreur de montant ou formule Excel incorrecte…. Ces erreurs sont non-seulement difficiles à localiser mais peuvent également affecter vos résultats.

La sécurité renforce la réputation

Les problèmes de sécurité que vous pouvez rencontrer lorsque vous utilisez Word ou Excel peuvent être catastrophiques pour votre équipe commerciale et même pour votre entreprise.
La cotation manuelle signifie que vos commerciaux, vos partenaires de distribution et vos revendeurs envoient de nombreux documents (et susceptibles de contenir des virus) à des prospects après le devis.
Le va-et-vient est, bien sûr, le résultat des révisions apportées tout au long du processus. À présent, songez à l’effet sur votre réputation si vous fournissez des devis erronés.

Chaque devis créé influe sur la manière dont les prospects perçoivent votre marque. Les outils CPQ vous permettent de contrôler le processus et de normaliser l’apparence des devis. Word n’offre aucune sécurité dans ce domaine car il existe très de peu de contrôle de sécurité sur la création ou la modification de documents.

Automatisez pour plus de tranquillité et de précision

Un CPQ constitue une excellente solution à ces problèmes en proposant un modèle personnalisable, en complétant automatiquement vos devis ainsi qu’en intégrant l’ensemble de votre catalogue produits. Vos remises peuvent également être automatiquement calculées.

Une fois votre devis réalisé, vous pouvez obtenir un récapitulatif de celui-ci, puis un fichier PDF destiné au client et tout ceci en un seul clic !